Відпускні 2026 на практиці: від нарахування до звітності

Додаткові матеріали

Презентація

---

Текстове розшифрування відео

У додатку Д1 до Податкового розрахунку відображення відпустки без збереження заробітної плати здійснюється за допомогою графи 13, де зазначається кількість календарних днів перебування у такій відпустці.

Якщо працівник перебуває у відпустці без збереження заробітної плати повний місяць, у додатку Д1 необхідно відобразити кількість днів такої відпустки у графі 13 та кількість днів перебування у трудових відносинах у графі 14. Оскільки дохід у такому випадку відсутній, графи 16, 17 та наступні сумові графи не заповнюються. Навіть за умови перебування працівника у зазначеній відпустці протягом декількох місяців, його необхідно щомісяця включати до додатка Д1.

У разі, якщо працівник перебував у відпустці без збереження заробітної плати лише частину місяця, може виникнути обов'язок здійснення донарахування єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування (ЄСВ) до мінімального рівня.

Приклад 1 

Відпустка без збереження зарплати в Додатку Д1: бездохідний місяць

У травні 2026 року роботодавець має відобразити в Додатку Д1 двох працівників, яким за місяць не нараховано зарплату.

 

Умова

Панченко Василь Миколайович — основне місце роботи, повна зайнятість, ставка ЄСВ — 22 %. Увесь травень 2026 року перебував у відпустці без збереження зарплати. Зарплата за травень не нараховувалась.

Максименко Орест Васильович — основне місце роботи, особа з інвалідністю, ставка ЄСВ — 8,41 %. Прийнятий на роботу з 27.05.2026. З 27.05.2026 по 29.05.2026 перебував у відпустці без збереження зарплати. Зарплата за травень не нараховувалась.

Як заповнити Додаток Д1

Якщо у звітному місяці працівнику не нараховано зарплату, але він перебував у трудових відносинах, у Д1 формують рядок без сумових показників.

 

Графа Д1	Що зазначити
08	Код категорії застрахованої особи
13	Кількість календарних днів відпустки без збереження зарплати
14	Кількість календарних днів перебування у трудових відносинах
16, 17, 20	Не заповнюються, оскільки доходу і бази ЄСВ немає

 

Панченко перебував у відпустці без збереження зарплати весь травень 2026 року. У травні — 31 календарний день, тому:

у графі 13 зазначаємо 31 день відпустки без збереження зарплати; 

у графі 14 зазначаємо 31 день перебування у трудових відносинах. 

 

Максименко прийнятий з 27.05.2026. У трудових відносинах у травні він перебував з 27 по 31 травня включно, тобто 5 календарних днів.

Відпустка без збереження зарплати тривала з 27.05.2026 по 29.05.2026, тобто 3 календарні дні. Тому:

у графі 13 зазначаємо 3; 

у графі 14 зазначаємо 5; 

сумові графи не заповнюємо, оскільки зарплата за травень не нараховувалась.

 

 

Приклад 2

 

Охріменко Мартин Володимирович — основне місце роботи, повна зайнятість, без інвалідності. ЄСВ — 22 %.

У травні 2026 року працівник:

Як відобразити у Додатку Д1

Оскільки зарплатного рядка за травень немає, дні відпустки без збереження зарплати можна показати в рядку з відпускними або сформувати окремий рядок без сумових показників. Практичні роз’яснення допускають обидва підходи, якщо немає зарплатного рядка, але є рядок з відпускними, лікарняними або допомогою по вагітності та пологах.

 

Рядок	Що відображаємо	Графа 08	Графа 09	Графа 10	Графа 13	Графа 14	Графа 16	Графа 17	Графа 18	Графа 20
1	Відпускні за соціальну відпустку на дітей	1	10	05.2026	19	31	8 000,00	8 000,00	—	1 760,00
2	Додаткова база ЄСВ до МЗП	1	13	05.2026	—	—	—	—	647,00	142,34

  

Показник	Розрахунок	Сума
ЄСВ з фактичної бази	8 000,00 × 22 %	1 760,00 грн
Додаткова база ЄСВ	8 647,00 − 8 000,00	647,00 грн
ЄСВ з додаткової бази	647,00 × 22 %	142,34 грн

 

У Д1 за травень відображаємо 19 календарних днів відпустки без збереження зарплати в графі 13, 31 день трудових відносин у графі 14, відпускні 8 000 грн і додаткову базу ЄСВ 647 грн, оскільки фактична база менша за МЗП 2026 року.

 

 

Підсумки обліку відпусток

Процес адміністрування відпусток охоплює етапи від надання та накопичення днів відпочинку до відображення у звітності. Важливими аспектами є нюанси перенесення, продовження та відкликання з відпусток. Особливу увагу слід приділяти розрахунку відпускних, виплаті грошової компенсації та коректному відображенню цих операцій у податковій звітності. Своєчасне складання графіка відпусток є необхідною умовою для належної організації праці та дотримання законодавства.