Квартальна звітність 2026: баланс, фінзвіт, прибуток – готуємо правильно

Додаткові матеріали

Презентація

Положення про закупівлю, облік та списання пального

Колекція бухгалтерської первинки «Автомобіль на підприємстві: ремонти, пальне, шини»

Акт списання запасів матеріальних цінностей (довільна форма)

---

Текстове розшифрування відео

Визнання витрат за придбаними товарами та іншими товарно-матеріальними цінностями (ТМЦ) потребує особливої уваги, оскільки цей процес завжди є об’єктом перевірки податкових органів на предмет дотримання норм і правил списання.

Облік матеріальних цінностей здійснюється на рахунках другого класу. Зокрема, матеріали для виробництва продукції або виконання робіт обліковуються на рахунках 201 та 202. Паливо відображається на рахунку 203. Тара обліковується на рахунку 204. Будівельні матеріали, призначені для власного використання та проведення ремонтних робіт, відображаються на рахунку 205. Запасні частини для ремонту обладнання, інструментів і транспорту обліковуються на рахунку 207. Інші ТМЦ (канцелярські товари, витратні матеріали тощо) відображаються на рахунку 209 відповідно до положень облікової політики підприємства.

Малоцінні швидкозношувані предмети (МШП) обліковуються на рахунку 221. Готова продукція відображається на рахунку 26, а товари — на рахунку 28.

Виробничий процес та собівартість

Використання рахунків 201 та 202 свідчить про виробничу діяльність підприємства, що включає як виготовлення продукції, так і виконання робіт із залученням матеріалів та напівфабрикатів. Рахунок 201 зазвичай кореспондує з рахунком 231 (або 232 за наявності допоміжного виробництва). Надалі витрати з рахунку 231 формують собівартість на рахунках 901 або 903 (через рахунок 26 для продукції або напряму для робіт і послуг).

Для коректного формування собівартості необхідно забезпечити:

1. Належне заповнення облікової політики.
2. Наявність затверджених правил формування собівартості (окремий розділ в обліковій політиці або внутрішній нормативний документ).
3. Використання допоміжних інструментів: кошторисів, калькуляцій та специфікацій.

Хоча калькуляції та попередні кошториси не завжди визнаються первинними документами, вони визначають нормативи та правила списання матеріалів. Це дозволяє підтвердити дотримання технологічного процесу та обґрунтованість витрат.

Підтвердженням списання матеріалів на виробництво є акти списання або вимоги-накладні. Порядок їх використання має бути зафіксований у наказі про документообіг із зазначенням підрозділів та напрямів використання.

Особливості обліку палива та ремонтних матеріалів

Облік палива, запасних частин та інших витратних матеріалів (рахунки 203, 205, 207, 209) має спільні вимоги. Ці цінності можуть використовуватися у виробництві (рахунки 23 або 91) або належати до витрат періоду. Наприклад, витрати на поточний ремонт офісу відображаються на рахунку 92, відділу збуту — на рахунку 93, а витрати, пов'язані з наданням послуг оренди, — на рахунку 94.

Для підтвердження витрат використовуються акти списання, де зазначаються напрям використання, кореспонденція рахунків, призначення та члени комісії. При списанні палива обов'язковою є наявність наказу про затвердження норм витрат, а також додаткових документів: шляхових листів (для вантажних та легкових автомобілів), товарно-транспортних накладних (ТТН) або даних систем GPS.

Списання матеріалів на ремонт чи обслуговування має відповідати наявності відповідних необоротних активів на балансі або в оренді.

Тара та матеріали в переробці

При використанні зворотної тари (наприклад, палет) в обліковій політиці мають бути прописані правила її ідентифікації. У договорах поставки слід зазначати умови передачі та повернення такої тари, а також штрафні санкції за неповернення. Це важливо для мінімізації ризиків щодо ПДВ. Якщо тара є незворотною, це також фіксується в договорі або видатковій накладній.

Вартість тари може включатися до собівартості продукції (якщо пакування є технологічно необхідним) або до витрат на збут (рахунок 93), якщо пакування здійснюється для доставки товару покупцеві.

Матеріали, передані в переробку контрагенту, мають відображатися на рахунку 206. Передача оформлюється актами приймання-передачі (зазвичай без зазначення ціни). Важливо задокументувати технологічні процеси та врахувати можливе зменшення об’єму чи ваги матеріалів (усушка, втрати при переробці) після отримання готової продукції або напівфабрикатів.

Малоцінні швидкозношувані предмети (МШП)

На рахунку 221 може бути залишок (сальдо), що відповідає фактичним складським запасам. МШП — це речі зі строком користування до одного року. Критерії віднесення предметів до малоцінних слід закріпити в обліковій політиці.

Перенесення вартості МШП на витрати може відбуватися протягом періоду їх використання, якщо вони не споживаються миттєво (як інструмент). Обов'язковим є призначення матеріально-відповідальних осіб та ведення позабалансового обліку. На кінець кожного звітного періоду (кварталу, року) слід проводити інвентаризацію позабалансових рахунків для своєчасного списання зношених предметів.

Окрему увагу податкові органи приділяють спецодягу, форменому одягу та засобам індивідуального захисту (ЗІЗ). Щоб уникнути трактування видачі одягу як додаткового блага для працівника, необхідно:

• Закріпити правила видачі у спеціальному положенні (кількість, періодичність, строки).
• Оформлювати акти приймання-передачі.
• Забезпечити повернення зношеного одягу для подальшої утилізації.
• Введення в експлуатацію відображається записом: дебет рахунку 23 (або 90) — кредит рахунку 221 з одночасним відображенням на позабалансовому рахунку МЦ.

Контроль готової продукції та товарів

Облік готової продукції на рахунку 26 та товарів на рахунку 28 потребує формалізації собівартості через відповідне положення. Необхідно здійснювати розподіл загальновиробничих витрат (рахунок 91) та порівнювати нормативну собівартість із фактичною.

Продаж нижче собівартості (для продукції) або нижче ціни придбання (для товарів) не заборонений законодавством, проте потребує аналізу щодо:

• Коректності розподілу витрат.
• Бази оподаткування ПДВ (стаття 188.1 Податкового кодексу України).
• Відповідності звичайним цінам (особливо в операціях із пов'язаними особами).

У разі псування ТМЦ або закінчення строку їх придатності виникає необхідність нарахування податкових зобов'язань згідно зі статтею 198.5 Податкового кодексу України. Безоплатна передача зразків у маркетингових цілях має бути передбачена внутрішніми положеннями та наказами про проведення відповідних заходів (у такому разі витрати зазвичай відносяться на рахунок 93).

Документальне підтвердження операцій

Усі господарські операції мають бути підтверджені первинними документами:

• Видатковими накладними.
• Специфікаціями.
• Товарно-транспортними накладними (ТТН).
• Договорами (де визначено момент переходу права власності).
• Актами приймання-передачі.

Рахунок (інвойс) не є первинним документом, але може бути необхідним для підтвердження оплати або при розблокуванні податкових накладних. У разі використання електронного документообігу (ЕДО) на підприємстві має бути відповідне положення та договори з контрагентами про визнання електронних документів.

Наявність первинних документів не є єдиним доказом реальності операції. Слід враховувати весь ланцюжок постачання, логістику руху товарів та коректність залучення суб'єктів господарювання (зокрема ФОП) до господарської діяльності.