Зарплата, відпустки та кадри в бюджеті, освіті та медицині

Додаткові матеріали

Презентація

Цивільно-правовий договір + Акт виконаних робіт

---

Текстове розшифрування відео

Розглянемо первинну облікову документацію бухгалтерського характеру. Ця документація є обов’язковою, має визначені види та вимоги до складання. Керівник закладу чи установи освіти, що має фінансову автономію, повинен бути зацікавлений цією темою, оскільки це пов’язано з відповідальністю.

Особливості бухгалтерської первинної документації:

На відміну від кадрової документації, яка може бути створена вручну (навіть в електронному вигляді), бухгалтерська документація складається на бланках або на документах, що створюються власноруч, але дуже схожі на певну форму. Це стосується затверджених форм.

Електронний та паперовий документообіг:

Згідно з постановою Кабінету Міністрів 55 (затверджена 17.01.2018), що містить дві типові інструкції (для паперового та електронного документообігу), з 2018 року підприємства, установи та організації (зокрема у сфері освіти) почали впроваджувати електронний документообіг. Пандемія, а потім повномасштабне вторгнення прискорили ці процеси. Незалежно від форми документообігу (електронний чи паперовий), важливо дотримуватися кількості та правильності складання документів за реквізитами.

ДСТУ 4163-2020 визначив перелік обов’язкових реквізитів, їхнє розташування (навіть у міліметрах) та рекомендовані реквізити.

Юридична сила документів:

Лист Державної фіскальної служби (2017 рік) та лист Міністерства фінансів України (2015 рік) підтверджують, що електронний та паперовий способи створення документів мають однакову юридичну силу.

Реквізити документів (згідно з ДСТУ 4163-2020):

Пункт 4.3 Державного стандарту рекомендує перелік реквізитів для документів.

1. Зображення державного герба України або герба Автономної Республіки Крим:

• Розмір: 17х12 мм.
• Розташування: Зверху документа в граничних полях.
• Право розміщення: На бланках юридичних осіб різних форм власності, якщо підприємство, установа чи організація підпорядковується органам влади (державним та органам місцевого самоврядування). Наприклад, приватний заклад освіти, що отримує державну субвенцію, має право (можливо, обов’язок) використовувати герб.

2. Емблема юридичної особи або торговельна марка: Це право. Якщо використовується, має бути зареєстровано.

3. Обов’язкові реквізити (менше ніж цей перелік бути не може): Якщо якогось реквізиту немає, документ не матиме юридичної сили, що може призвести до відповідальності.

• Найменування юридичної особи.
• Назва виду документа (наприклад, рахунок-фактура, видаткова накладна).
• Дата створення документа: Раніше було принципово, щоб дата на документі відповідала даті події. Сьогодні з’явилося поняття звітного періоду. На рахунках-фактурах часто вказують термін дії (3, 5 днів). Дата документу має бути, але вона не настільки категорична у розумінні виконання зобов’язань за його змістом та датою.
• Реєстраційний індекс документа.
• Заголовок до тексту: На відміну від назви виду документа (наприклад, «рахунок-фактура»), заголовок починається словами «про надання послуг», «про оплату чогось».
• Текст документа: Має містити інформацію про виконавців, строки, товар (види, кількість, одиниці виміру).
• Нумерація аркушів: Обов’язкова, особливо у фінансових документах. Реквізити 21-28 проставляються після тексту документа, реквізити 29-30 – на нижньому полі першої сторінки.

Мова документів:

Документи складаються виключно українською мовою. Допускається використання іншої іноземної мови (яка не є мовою країни-агресора) лише у випадку, якщо це передбачено та дозволяє оптимізувати роботу, забезпечити її якість та зміст.

Види первинної облікової документації фінансового характеру:

1. Акт приймання-передавання виконаних робіт або наданих послуг:

• Як правило, є невід’ємною частиною цивільно-правових угод.
• Реєструються, їм присвоюється номер. Має бути журнал реєстрації цих угод.
• Цивільно-правова угода не підлягає виплаті без акта виконаних робіт.
• Форма: Можна розробляти власну, але з обов’язковими реквізитами: які роботи виконувались, кількість годин, оплата праці, повне виконання.
• Призначення: Зафіксувати факт виконання робіт або надання послуг у повному обсязі, відсутність претензій замовника до виконавця.

2. Рахунок-фактура:

• Форма: Немає зареєстрованої форми.
• Зміст: Інформація про постачальника/замовника, виконавця/отримувача, факт наданих послуг.
• Підпис: Підписується тільки тим, хто надає послуги/товари.

3. Бухгалтерська довідка:

• Документ, що використовується для інформування керівництва про виявлені порушення (неповнота або надмірна виплата, пропуски) або факт, що потребує усунення.
• Описує суть ситуації, пропонує рішення, використовується для коригування виплат (утримання, доплати) та записів в облікових регістрах.
• Містить всі обов’язкові реквізити, передбачені для первинних документів.
• Підтримка: наказ Міністерства фінансів України від 29.12.2000 року номер 356 (містить методичні рекомендації).

4. Товарно-транспортна накладна:

• Типова форма: Додаток 7 до наказу Міністерства транспорту України від 1997 року № 346.
• Вигляд: Альбомна орієнтація, складається з двох-трьох аркушів.

5. Видаткова накладна:

• Типова форма: Відсутня. Сьогодні застосовується не так часто, але деякі підприємці її використовують.