Зарплата, відпустки та кадри в бюджеті, освіті та медицині

Додаткові матеріали

Презентація

Вимоги до наказів з кадрових питань

---

Текстове розшифрування відео

Кадрові документи є надзвичайно важливими, на них звертає увагу навіть податкова. Наприклад, виявлені накази, оформлені з похилою рискою або дефісом, можуть бути визнані недійсними, що створює проблеми.

Розглянемо, як погоджувати та оформлювати накази з кадрових питань, накази з основної діяльності, табель обліку робочого часу (первинний документ для нарахування заробітної плати), особову картку працівника (чи обов'язкова вона) та особову справу, яку ніхто не відміняв. Також зупинимося на попередженнях, повідомленнях та обміні інформацією.

Накази з кадрових питань:
Це накази про прийняття, переведення, переміщення, зміни істотних умов праці, призупинення дії трудового договору, надання відпустки, направлення у відрядження, збереження заробітку на час навчання, увільнення від роботи на час військової служби, заохочення, дисциплінарні стягнення та будь-які виплати.

• Наказ про виплату автоматично стає первинним документом, що дає право на нарахування виплат. Без наказу жодних нарахувань виплат не повинно бути (крім заробітної плати, яку можна нарахувати за табелем).
• Вимоги до наказів з кадрових питань:
• Візування: Обов'язково візуються працівником відділу, який створив наказ, посадовими особами підрозділу запобігання корупції, бухгалтерською службою та іншими посадовими особами, яких це стосується (вимога правил 1000/5 та ДСТУ).
• Дієслово: Обов'язково використовується дієслово (прийняти, призначити, перевести, звільнити) великими буквами.
• Підстави: У кожному пункті зазначаються підстави для видання, може бути декілька пунктів з різними підставами.

Оформлення на роботу (наказ):

• Вимоги: Наказ має бути оформлений відповідно до ДСТУ 4160-3:2020.
• Дата події: Зазначається конкретна дата (переведення, переміщення, звільнення, інший рух).
• Характер роботи: Обов'язково зазначається: за основним місцем роботи, за сумісництвом, на умовах неповного робочого часу (з розписом індивідуального графіка), надомна, дистанційна, роз'їзний характер, вахтовий метод, підсумований облік.
• Посада/професія: Повна назва із зазначенням категорії, кваліфікації, структурного підрозділу.
• Місячний оклад/ставка: Обов'язково зазначається повна сума.
• Повні постійні надбавки та доплати.
• Форма оплати: Якщо відрядна, погодинна, має бути зазначена.
• Режим роботи: Якщо не вказано, діють правила внутрішнього трудового розпорядку. Мають бути зазначені інші режими роботи.
• Охорона праці: Інженер з охорони праці або інша особа має обов'язково проставити відмітку на наказі про ознайомлення новоприйнятого працівника з первинним інструктажем.

Накази про відпустки:

• Вид відпустки: Зазначається (не може бути "без збереження" без підстави з норми закону).
• Робочий рік: Зазначається, за який рік надається відпустка.
• Кількість днів, початок, закінчення.
• Інша відпустка (не щорічна): Зазначається календарний рік.

Звільнення:

• Підстава: Обов'язкова підстава за Кодексом законів про працю.
• Кількість днів невикористаної відпустки: Обов'язково вказується в наказі (не бухгалтер самостійно розраховує). Наказ є підставою для нарахування компенсації.
• У наказах з кадрових питань вказуються посилання на законодавчі акти та підставу (наприклад, заява працівника).

Інші поширені помилки:

1. Реєстрація: Кадрові накази бувають тимчасового та постійного зберігання, їх не можна поєднувати. Наприклад, наказ про щорічну основну відпустку (зберігається 5 років) та відпустку за шкідливі умови праці або без збереження заробітної плати (зберігається 75 років) не можна поєднувати. Наказ про надання щорічної відпустки з виплатою допомоги на оздоровлення також зберігається 75 років, оскільки це стосується виплат.
2. Зазначення в наказах "згідно штатного розпису": У штатному розписі прізвищ немає. Це не визначає умови оплати праці.
3. Не зазначають відрядну, погодинну оплату праці.
4. Не зазначають режим роботи: Прийняли на роботу, нічого не написали в наказі, а працівник працює за гнучким графіком, підсумованим, змінною роботою, що створює штучну проблему.
5. Не зазначають вид відпусток: Існує багато видів щорічних додаткових відпусток та відпусток без збереження. Потрібно зазначити, яку відпустку надають та законну підставу для її надання.

Накази з основної діяльності:

• Візування: Обов'язково візуються керівником служби діловодства (або особою, що виконує такі обов'язки), керівником підрозділу, спеціалістом запобігання корупції та іншими особами, яких стосується наказ.
• Констатуюча частина: Починається "на виконання", "з метою".
• Розпорядча частина: Починається дієсловом. Може містити кілька підпунктів з різними виконавцями.

Табель обліку робочого часу:
Це первинний документ для нарахування заробітної плати, де часто трапляються помилки. Форма номер П-5 (затверджена наказом 489) є рекомендаційною, але Держпраці та статистика вважають її мінімумом. Можна розширювати та додавати інші графи. Рекомендується мати "Положення про табельний облік робочого часу" для врегулювання проблем.

• Заповнення: Заповнюються явки та неявки. Має бути кількість годин, позначка, умови роботи або причина відсутності (дві позначки на один день). Обов'язково позначаються надурочні та вихідні дні окремими позначками. Тимчасова непрацездатність, відпустки, простої, прогули – все позначається.
• Відповідальність: Визначається, хто відповідальний за складання табелів та їх контроль (працівник відділу кадрів, уповноважений працівник структурного підрозділу).
• Поширені помилки:
• Позначення періоду увільнення працівника від роботи, демобілізованого працівника, який не з'явився на роботу: Це необхідно врегулювати в положенні про табельний облік робочого часу.
• Позначки "ІН": Застосовується для невідпрацьованого робочого часу, за який не зберігається заробіток. "Ін" – для збереження заробітку відповідно до законодавства.
• Невідома відсутність: Позначається "НЗ". Після з'ясування причини позначку "НЗ" можна замінити, подавши додатковий табель.
• Заповнення лише робочих днів та годин без позначок.
• Надурочні години: Повинні братися з спеціальної форми обліку надурочних годин, яку встановлює підприємство.
• Позначка відпустки: Проставляється за всі календарні дні, включаючи вихідні. Краще розділити позначки для різних видів відпусток для врахування стажу.
• Основне місце роботи та сумісництво: Це два окремі рядки, два окремі табельні номери.

Особова картка працівника (форма П-2):
Є обов'язковим кадровим документом відповідно до Інструкції 286 "Зі статистики чисельності працівників". Містить важливу інформацію. Мінекономіки рекомендує її вести, хоча за її відсутність не можуть оштрафувати. Проте, якщо інформація про загальні відомості, професійну освіту, військовий облік (весь у інших формах), призначення/переведення та відпустки ведеться в інших формах, можна відмовитись від її ведення. Бюджетним установам не рекомендують відмовлятися.

Особова справа працівника:
Має бути на кожного працівника. Передбачено правилами 1000/5 "Правила діловодства". Включає: внутрішній опис, заява про прийняття на роботу, письмовий трудовий договір, копії витягів розпорядчих документів про прийняття на роботу, особовий листок з обліку кадрів (уніфікованої форми немає, але є зразки), доповнення до особового листка з обліку кадрів, автобіографія, копії паспорта, облікової картки, військового квитка (або іншого військово-облікового документа), документи про освіту, заяви про переведення/сумісництво/зміну даних, копії наказів про переведення, надання пільг, характеристики, копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення/нагородження, документи з атестації та заява про звільнення. Ці документи необхідно десь зберігати.

Попередження, повідомлення, обмін інформацією:
Чітких зразків цих документів немає, але вони потрібні.

• Попередження: Надається працівнику в письмовій формі (наприклад, про звільнення у зв'язку зі скороченням).
• Повідомлення: Може подаватися працівнику (наприклад, про наявність вакансій при скороченні, про початок відпустки).
• Обмін інформацією: Згідно з Законом 2136 та статтею 29 Кодексу законів про працю, можливий обмін інформацією із застосуванням месенджерів (Viber, Telegram), електронної пошти. Суди визнають це, якщо працівник погодився (умова трудового договору або наказ, з яким ознайомили працівника).
  Кадрові документи є дуже важливими, їх потрібно оформлювати належним чином, оскільки помилки можуть призвести до штрафів. Необхідно дотримуватися законодавчих вимог.