10 правил допомоги працівникам: від оформлення до податків

Додаткові матеріали

Презентація

Заява про надання матеріальної допомоги у зв'язку із сімейними обставинами

Наказ про надання матеріальної допомоги у зв'язку із сімейними обставинами

---

Текстове розшифрування відео

Матеріальна допомога за сімейними обставинами, яка також має назву нецільової, надається працівнику на підставі відповідної заяви. У заяві необхідно чітко вказати вид допомоги: «Прошу надати нецільову матеріальну допомогу за сімейними обставинами». Працівник також може зазначити бажаний розмір допомоги. Аналогічне формулювання має бути відображене і в наказі керівника про надання такої допомоги.

Наказ є первинним розпорядчим документом для відображення витрат у бухгалтерському обліку. Нарахування допомоги відображається проводкою: Дебет рахунку 949 «Інші витрати операційної діяльності», Кредит рахунку 663 «Розрахунки за іншими виплатами».

Відповідно до Інструкції зі статистики заробітної плати (наказ Держкомстату № 5), матеріальна допомога разового характеру, що надається окремим працівникам у зв’язку із сімейними обставинами, не включається до фонду оплати праці. Це означає, що на таку допомогу не нараховується ЄСВ, що підтверджується пунктом 14 розділу І Переліку видів виплат, на які не нараховується єдиний внесок (постанова КМУ № 1170).

Податковий кодекс України (підпункт 170.7.3) встановлює, що сума нецільової благодійної допомоги, в тому числі матеріальної, не включається до оподатковуваного доходу платника податку, якщо вона надається резидентом (юридичною або фізичною особою) і її сукупний розмір протягом звітного податкового року не перевищує встановленого ліміту. Для 2025 року цей ліміт становить 4240 грн, а для 2026 року, за попередніми даними, він може скласти 4660 грн.

Сума допомоги враховується сукупно за рік. Це означає, що допомога може надаватися кілька разів протягом року, але її загальна сума не повинна перевищувати встановлений ліміт. Періодичність виплат не впливає на її класифікацію як систематичної, оскільки ключовим критерієм для віднесення допомоги до фонду оплати праці є її масовість (надання всім або більшості працівників), а не кількість виплат одній особі.

Підприємство-резидент може надавати нецільову матеріальну допомогу як своїм працівникам, так і стороннім особам. При цьому роботодавець має право не застосовувати пільгу з оподаткування і оподаткувати всю суму допомоги. Це знімає з отримувача обов’язок самостійно декларувати доходи, отримані з різних джерел, оскільки неоподатковуваний ліміт застосовується до сукупного доходу, отриманого від усіх податкових агентів протягом року.

Відображення у звітності:

• Неоподатковувана частина допомоги (в межах ліміту): Відображається у додатку 4ДФ до об’єднаної звітності з ознакою доходу «169». ЄСВ не нараховується, ПДФО та військовий збір не утримуються. У додатку 1 така сума не відображається.
• Оподатковувана частина допомоги (сума перевищення або вся сума за рішенням роботодавця): Також відображається у додатку 4ДФ з ознакою доходу «169». ЄСВ на цю частину не нараховується. ПДФО (18%) та військовий збір (5%) утримуються в повному обсязі. Для відображення у додатку 4ДФ до об’єднаної звітності використовується також ознака доходу «169», але використання ознаки доходу «127» (інші оподатковувані доходи) не буде вважатися порушенням.

Важливо не нараховувати ЄСВ на оподатковувану частину нецільової матеріальної допомоги за сімейними обставинами, оскільки це може призвести до ризику перекваліфікації всієї суми допомоги у виплату в складі фонду оплати праці.

Податки утримуються в момент нарахування та виплати допомоги. Якщо в наказі зазначена сума 10 000 грн, бухгалтер має розрахувати податки з суми перевищення (10 000 грн – 4240 грн), утримати їх із загальної суми допомоги та виплатити працівнику суму за мінусом податків. Перерахування повної суми, зазначеної в наказі, без утримання податків є порушенням.