Документообіг і звітність в M.E.Doc

Текстове розшифрування відео

Первинні документи є основою бухгалтерського обліку, і їхнє правильне формування, підписання та зберігання впливає на подальший податковий і фінансовий облік.

Робота з первинними документами

У програмі "M.E.Doc" можна працювати з такими видами первинних документів: видаткові накладні, рахунки, прибуткові накладні, акти виконаних робіт, товарно-транспортні накладні, акти звірки та інші бухгалтерські документи.

Усі ці документи доступні у розділі "Первинні документи" → "Реєстр електронних документів". Документи можна:

1. Створювати безпосередньо в програмі "M.E.Doc".
2. Імпортувати з будь-якої бухгалтерської системи (наприклад, SAP, BAS).

Створення первинного документа:

Для створення документа в реєстрі електронних документів використовується кнопка "Створити". Можна:

• Завантажити вже існуючий PDF або Word-документ.
• Обрати шаблон документа та заповнити його в програмі.

Доступні як типові, так і власні шаблони документів.

Процес заповнення та відправки (на прикладі рахунку на оплату):

1. Обирається шаблон документа (наприклад, рахунок на оплату).
2. Заповнюються дані: обирається контрагент та договір, прописується найменування робіт/послуг.
3. Через довідники додаються артикул, найменування, одиниця виміру, ціна, ставка ПДВ, код УКТЗЕД.
4. Вноситься кількість та перевіряється розрахунок суми.
5. Перевіряється документ (кнопка "Перевірити документ").
6. Зберігаються зміни.
7. Документ підписується електронним цифровим підписом (ЕЦП) бухгалтера, директора, що надає йому юридичної сили.
8. Документ відправляється контрагенту через внутрішню систему документообігу "M.E.Doc".

Отримання та обробка документів контрагентом:

Контрагент отримує документ після натискання кнопки "Отримати повідомлення" (прийняття пошти). Контрагент може перевірити, погодити, підписати або повернути документ. Електронний документообіг значно заощаджує час, який раніше витрачався на поштовий обмін.

Робота з договорами:

Договори є основою документообігу, на підставі яких складаються інші документи (рахунки, акти, накладні). "M.E.Doc" дозволяє зберігати та обробляти договори аналогічно іншим первинним документам.

• Договір можна завантажити у форматі PDF.
• Його можна підписати ЕЦП з обох сторін і зберігати в базі.
• Документи можуть бути швидко знайдені за номером або назвою контрагента.
• При створенні інших документів (наприклад, рахунку) є можливість прив'язати його до існуючого договору з контрагентом через довідник.

У модулі "Первинні документи" можна обрати шаблон договору із типових шаблонів або використовувати власний.

Акти виконаних робіт:

Акти виконаних робіт оформлюються аналогічно через реєстр електронних документів. Акт можна сформувати у зовнішній програмі (наприклад, обліковій системі чи CRM), завантажити у "M.E.Doc", відправити контрагенту, звірити та підписати з обох сторін.

Переваги роботи з первинними документами в "M.E.Doc":

1. Швидкість: Документи формуються кількома кліками.
2. Актуальність: Автоматичне підтягування реквізитів з довідників.
3. Юридична сила: Документи, підписані ЕЦП, мають повну законну силу.
4. Безпека: Документи зберігаються в захищеній базі з можливістю резервного копіювання.
5. Зручність перевірок: Вся інформація зберігається в одному місці, що дозволяє швидко сформувати пакет документів для податкової перевірки. Це заощаджує час, який витрачався б на ручну роботу та очікування обміну.