Документообіг і звітність в M.E.Doc

Текстове розшифрування відео

Правильні налаштування економлять час, забезпечують швидкий пошук документів та своєчасне нагадування про дедлайни.

Загальні налаштування інтерфейсу та системи

У меню програми "Сервіс" доступні елементарні інструменти, такі як калькулятор, календар та нові повідомлення.

Рекомендується перейти до розділу "Адміністрування" → "Параметри системи", де можна налаштувати важливі функції.

1. Накладання зображень підписів: У параметрах системи існує налаштування "Накладати зображення підписів під час друку або друку в PDF". Ця функція дозволяє зберігати документи в PDF-форматі, де на одному файлі відображаються одразу два електронних підписи (наприклад, після обміну через електронний документообіг).
2. Налаштування підписів для звітності: У параметрах системи виконуються налаштування щодо того, ким буде підписуватися звітність (директором, головним бухгалтером і директором, або директор + печатка).
3. Налаштування відображення звітності: Можна налаштувати відображення списку звітів, які використовуються, а також перевіряти відповідальну особу документів за сертифікатом (особливо для отриманих первинних документів).
4. Налаштування резервного копіювання: У параметрах системи можна налаштувати каталог для резервного копіювання, про яке важливо не забувати, використовуючи зовнішні носії. Рекомендується дотримуватись структурованого зберігання резервних копій.
5. Каталог із секретними ключами: Рекомендується створювати окремі папки для ключів директора та бухгалтера для зручності.
6. Автоматичне оновлення: Бажано налаштувати автоматичне оновлення довідників та самої програми.
7. Управління користувачами та ролями: Існує можливість обмежити права користувачів, надаючи їм лише функції перегляду або підписання.

Робота з ключами та шаблонами

• Електронні ключі: "M.E.Doc" завчасно підказує про закінчення терміну дії ключів або ліцензії (зазвичай за 40 днів).
• Шаблони первинних документів: Можна використовувати шаблони для накладних, актів та договорів. Якщо часто виписуються однакові документи одному контрагенту, створення шаблону дозволяє швидко змінювати лише дату та суму. Існують типові шаблони, а також можливість створювати власні.

Довідники та картка підприємства

У розділі "Довідники" → "Картка підприємства" необхідно перевірити та повністю заповнити всю інформацію про підприємство. Ця інформація автоматично підтягується у документи та при формуванні звітності. Якщо дані не заповнені, це ускладнить роботу при формуванні звітів. Рекомендується переглянути загальні довідники, оскільки вони використовуються для формування звітності та шаблонів документів.

Базові знання щодо резервного копіювання, відновлення файлу, а також правильні налаштування системи є важливими для ефективної роботи бухгалтера.