ШІ для бухгалтера, економіста та фінансиста: від 0 до результату

Додаткові матеріали

Презентація

---

Текстове розшифрування відео

Значна частина робочого часу бухгалтера витрачається на складання текстових документів: відповідей на запити контролюючих органів, листів контрагентам, службових та пояснювальних записок керівництву. Використання штучного інтелекту (ШІ) дозволяє автоматизувати процес написання ділової кореспонденції, спростити підбір формулювань та прискорити підготовку офіційних відповідей.

ШІ дає змогу швидко перетворити опис ситуації, викладений довільною мовою, у структурований офіційно-діловий текст. Основна функція фахівця при цьому полягає у формулюванні завдання, перевірці наданого тексту та його остаточному затвердженні.

 

Формування відповідей на запити контролюючих органів

При отриманні запиту від Державної податкової служби або листуванні щодо розблокування податкових накладних ШІ застосовується для аналізу вимог та підготовки аргументованої відповіді.

Алгоритм опрацювання запиту за допомогою ШІ:

1. Завантаження тексту отриманого запиту в систему.
2. Структурування вимог та визначення переліку необхідних документів.
3. Надання ШІ вихідних даних, показників та первинних документів.
4. Генерація підсумкового тексту відповіді з дотриманням ділового тону та офіційної термінології.

Обов'язкові елементи структури офіційного листа:

• Звернення: зазначення адресата (органу, посадової особи або контрагента).
• Суть відповіді: чітке викладення позиції або мети звернення.
• Обґрунтування: посилання на первинні документи та норми чинного законодавства.
• Перелік додатків: список документів, що додаються до листа.
• Завершення: підпис, посада, прізвище та ініціали виконавця, а також контактні дані.

 

Складання пояснювальних записок

Пояснювальні записки складаються для обґрунтування помилок, розбіжностей у показниках звітності або затримки надання документів. Для підготовки якісної чорнетки через ШІ в запиті необхідно вказати три ключові блоки інформації:

1. Зміст події (що саме сталося).
2. Причина виникнення ситуації (наприклад, технічний збій або пізнє отримання первинних документів).
3. Вжиті заходи (що зроблено для усунення проблеми).

Письмово сформоване обґрунтування також слугує основою для усних пояснень керівництву чи колегам.

 

Листування з контрагентами та вибір тону комунікації

За допомогою ШІ здійснюється шаблонізація щоденного листування з контрагентами (нагадування про оплату, запити щодо надання актів звірки або первинних документів, уточнення реквізитів). Для періодичних завдань створюються уніфіковані текстові шаблони, у яких змінюються лише звітні періоди чи суми.

Тон листа налаштовується залежно від мети комунікації:

 

Сценарій комунікації	Рекомендований тон
Перший контакт із новим партнером	Офіційний, привітний, ввічливий
Нагадування про плановий платіж	Ввічливий, чіткий, із зазначенням конкретних термінів
Повторне нагадування про заборгованість	Стриманий, суворий, із фіксацією граничних строків
Підтвердження отримання документів	Нейтральний, короткий
Претензійна робота щодо помилок чи боргів	Офіційний, конкретний, із зазначенням правових наслідків

 

Внутрішня комунікація та особливості каналів зв'язку

При формуванні повідомлень для внутрішнього користування (для керівництва або суміжних відділів) ШІ використовується для лаконічного викладення суті (наприклад, підготовки резюме аналітичного звіту в трьох реченнях).

При складанні запиту до ШІ важливо зазначати канал відправки:

• Електронна пошта: ШІ генерує тему листа, звернення, основний текст та підпис.
• Месенджери (наприклад, Telegram): ШІ адаптує текст до короткого та більш динамічного формату.

 

Контроль та відповідальність бухгалтера

Незважаючи на автоматизацію створення текстів, відповідальність за відправлені документи покладається на фахівця.

Чек-лист перевірки проекту документа перед відправкою:

• Факти та дані: перевірка назв документів, реквізитів та числових показників.
• Законодавчі норми: перевірка актуальності посилань на статті та нормативно-правові акти.
• Тон звернення: відповідність обраного тону меті комунікації.
• Конкретизація: заповнення всіх вихідних даних замість шаблонів-заповнювачів.

 

Практичний приклад формування претензійного листа

При складанні запиту на генерацію листа щодо протермінованої заборгованості вказуються сума, терміни, бажаний тон та кінцева мета (отримання графіка погашення та збереження партнерських стосунків або підготовка до судового врегулювання).

Приклад структури готового документа, згенерованого ШІ за відсутності персоніфікованих даних:

 

Запит про погашення заборгованості (приклад)

Шановний(а) [Ім'я по батькові / Назва контрагента],

Згідно з договором від [Дата] № [Номер], сума заборгованості [Назва вашого ТОВ] становить 50 000 гривень.

Раніше на вашу адресу було направлено акт звірки взаєморозрахунків (або здійснено усне нагадування), проте станом на дату цього листа оплата заборгованості не надійшла.

З огляду на викладене просимо вас погасити зазначену заборгованість у повному обсязі або надати узгоджений графік погашення не пізніше 5 робочих днів з дати отримання цього листа. Прохання надати письмову відповідь із зазначенням точних термінів оплати. У разі наявності розбіжностей щодо суми просимо надати підписаний акт звірки взаєморозрахунків у вказаний строк.

Ми цінуємо наші партнерські відносини та розраховуємо на конструктивне вирішення цього питання в досудовому порядку. Проте звертаємо увагу, що у разі відсутності відповіді або неузгодження строків погашення заборгованості ми будемо змушені розглянути питання щодо нарахування штрафів і пені відповідно до умов чинного законодавства, а також щодо звернення до суду для захисту своїх прав та законних інтересів.

[Дата, посада керівника, підпис]