ШІ для бухгалтера, економіста та фінансиста: від 0 до результату

Додаткові матеріали

Презентація

---

Текстове розшифрування відео

Роль первинних документів та оптимізація їхньої обробки

Первинна документація (видаткові та прибуткові накладні, акти виконаних робіт, рахунки-фактури, договори) є фундаментом бухгалтерського та податкового обліку. Обробка великого обсягу документів (десятки або сотні щомісяця) супроводжується значними часовими витратами на ручне внесення, ризиком виникнення помилок та втрати даних.

Застосування технології розпізнавання символів (OCR) у системах штучного інтелекту дозволяє автоматизувати механічні процеси опрацювання первинних документів.

Поточні підходи до цифрової обробки документів:

1. Електронний документообіг (ЕДО): під час використання спеціалізованих сервісів («Вчасно», «M.E.Doc», «FREDO») документи перебувають у цифровому форматі, що забезпечує найвищу якість їх зчитування та систематизації за допомогою ШІ.
2. Паперові документи: обробка цифрових копій (сканів або фотографій) паперових документів залежить від якості зображення, чіткості тексту та розміщення печаток або підписів.

Використання ЕДО клієнтами мінімізує помилки розпізнавання та прискорює подальше завантаження даних в облікові системи. Сучасні розпізнавальні модулі здатні інтегруватися безпосередньо в бухгалтерські програми, усуваючи необхідність проміжних етапів вивантаження та завантаження файлів.

Автоматична генерація таблиць та реєстрів

Ш штучний інтелект здатен зчитувати з первинних документів такі реквізити:

• Назву та ідентифікаційні дані постачальника чи покупця;
• Дату та номер документа;
• Перелік номенклатури, товарів чи наданих послуг;
• Сумові показники, зокрема виділені суми податку на додану вартість (ПДВ).

ШІ дозволяє створювати реєстри вхідних і вихідних документів на основі наданих файлів або текстових запитів.

Приклад запиту для формування реєстру накладних:

«Створи таблицю для обліку вхідних накладних. Стовпці: дата, номер документа, контрагент, сума без ПДВ, ПДВ, загальна сума. Додай формули для підрахунку підсумків».

Приклад запиту для формування реєстру актів:

«Створи таблицю актів виконаних робіт зі стовпцями: дата, номер акта, виконавець, зміст послуги, сума, ПДВ, загальна сума до сплати».

При зіставленні даних із банківською випискою ШІ може автоматично проставляти позначки про статус оплати документів або примітки щодо відсутності необхідних реквізитів чи підписів.

Систематизація первинної документації

Штучний інтелект виконує такі функції із впорядкування документації:

• Сортування файлів: розподіл масиву документів у структуровані каталоги за роками (наприклад, «Документи 2022 року»), типами документів або контрагентами;
• Формування аналітичних реєстрів: створення списку необхідних первинних документів на основі проведених банківських операцій із зазначенням суми, контрагента та статусу наявності оригіналу;
• Генерація документів за шаблоном: створення нових актів або накладних на основі базових договорів із залишенням незаповнених полів для відсутніх даних (наприклад, за відсутності підсумкової вартості в тексті договору).

Розподіл функцій між ШІ та бухгалтером

Незважаючи на високу швидкість обробки інформації інструментами ШІ, остаточний контроль залишається за фахівцем.

 

Функції штучного інтелекту	Обов'язки бухгалтера
Зчитування та розпізнавання реквізитів	Перевірка коректності розпізнаних даних
Систематизація та групування документів	Звірка даних документів із фактичними господарськими операціями
Формування реєстрів та таблиць з формулами	Перевірка правильності юридичних та податкових реквізитів
Автоматичне сортування файлів у каталогах	Прийняття професійного рішення щодо відображення операції в обліку

 

Практичні правила формування промтів для створення документів

Для стабільного виконання завдань із генерації або обробки документів слід формувати розширений запит (промт) із чітким визначенням ролі, цілі, контексту, формату та обмежень.

Приклад алгоритму взаємодії з ШІ:

1. Задавання ролі: «Ти бухгалтер-виконавець. Твоє завдання — згенерувати акт виконаних робіт».
2. Передача вихідних даних: долучення файла договору або вихідного тексту. За відсутності доданого документа ШІ сповістить про неможливість виконання дії через відсутність джерела даних.
3. Збереження шаблону: успішно сформовані промти рекомендується зберігати в окрему бібліотеку запитів для подальшого повторного використання без необхідності ведення тривалих діалогів.