Коригування акта та податкової накладної: правильна послідовність дій

Запропонована послідовність дій частково правильна, але потребує уточнення з урахуванням того, чи мала місце помилка в акті чи зміна ціни, адже це впливає як на бухгалтерський, так і на податковий облік.

На нашу думку, порядок дій залежить від того, з якої причини відбулося зменшення суми в акті - помилка чи перегляд ціни. Нижче розглянемо обидва варіанти.

Варіант 1: Якщо зменшення суми - це помилка (неправильно склали акт), а саме: У первісному акті від 30.06.2025 була допущена помилка - завищено вартість робіт на 350 грн (наприклад, через неправильну ціну чи обсяг). Тобто господарська операція у реальності була на суму 90 300,00 грн, але в документах відображено 90 650,00 грн.

Тоді, складається коригувальний акт від 20.10.2025, яким сторони погоджують виправлення помилки. Оскільки це виправлення помилки, то в обліку воно відображається у періоді виникнення операції, тобто в червні 2025. У бухобліку продавець зменшує дохід, а покупець зменшує витрати (або первісну вартість активу).

Дії з ПДВ. Так як, акт був першою подією, і на його підставі складено податкову накладну на 90 650,00 грн, вона не відповідає реальній господарській операції (бо в ній - помилка). В такому випадку потрібно анулювати всю ПН на 90 650,00 грн через РК з кодом 103 і скласти нову ПН на 90 300,00 грн, датовану тією ж датою - 30.06.2025.

Щодо ПДВ на оплату від 21.07.2025: з урахуванням того, що фактична сума оплати залишилась 90 650,00 грн, а правильна ПН була виписана на 90 300,00 грн, виникає переплата 350,00 грн, яка не покрита податковою накладною.

Щоб виправити ситуацію, необхідно виписати ще одну податкову накладну на 350,00 грн від 21.07.2025 - як на попередню оплату, щоб зберегти зв’язок між подією (оплата) та податковим кредитом у покупця.

Згідно з ПКУ, порушення граничних строків реєстрації податкових накладних та подання уточнюючих декларацій тягне за собою відповідальність у вигляді штрафів.

Варіант 2: Якщо зменшення суми - це перегляд ціни після підписання акту. Тоді, у первісному акті не було помилки - все відповідало обсягу і договірній ціні на момент підписання. Але після підписання сторони погодили зміну ціни, зменшивши її на 350,00 грн.

Складається коригувальний акт від 20.10.2025 як узгодження зміни ціни. У програмі це проводиться як коригування боргу, а не як виправлення помилки. В обліку це вже не є помилкою, тому змінюємо дохід/витрати в поточному періоді (жовтень).

ПДВ: Така ситуація чітко підпадає під ст. 192 ПКУ - зміна ціни після постачання. Складається РК з кодом 101 від 20.10.2025 на суму -350,00 грн. Приймаюча сторона (замовник) має підтвердити, що буде з цією переплатою: якщо підприємство повертає 350,00 грн замовнику, то це можна трактувати як повернення коштів, і не потрібно виписувати нову ПН на цю суму; якщо переплату зараховують у рахунок іншої послуги/постачання, тоді на дату узгодження такого (20.10.2025) зарахування потрібно скласти нову ПН на 350,00 грн з описом, яка саме послуга або товар.

Раді допомогти, звертайтесь ще!