Документи для бухгалтерії при зміні прізвища співробітника

Документи, які надає працівниця після зміни прізвища:

• Копія свідоцтва про шлюб.
  Копія паспорта з новим прізвищем.
  Копія реєстраційного номера облікової картки платника податків з новим прізвищем.
  Копія витягу про місце реєстрації з новим прізвищем.

Документи та копії, що були отримані від працівниці, варто звірити та проставити на них відмітку «Згідно з оригіналом», вказати назву посади особи, що засвідчує (зазвичай, працівник відділу кадрів), ініціали та прізвище, підпис та дату засвідчення копії.

Разом із новими документами працівниця має подати заяву, на підставі якої буде видано наказ про внесення змін до кадрових документів

Заява про внесення змін до облікових документів працівника (зміна прізвища) Заява про внесення змін до облікових документів працівника (зміна прізвища)

Наказ про внесення змін до облікових документів працівника (зміна прізвища) Наказ про внесення змін до облікових документів працівника (зміна прізвища)

Дії бухгалтера, коли працівниця змінила прізвище:

1. У випадку, якщо працівниця отримує заробітну плату у безготівковому вигляді, варто попросити її оновити в банку дані та замінити її банківську картку.

2. Проконсультувати працівницю, що вона може завчасно (не чекаючи подання Об’єднаної звітності роботодавцем) повідомити Пенсійний фонд про зміну прізвища. Для цього їй достатньо заповнити та подати на порталі ПФУ анкету для зміни даних у Реєстрі застрахованих осіб і додати до неї сканкопії документів, що підтверджують зміну даних. Детальніше за посиланням https://www.pfu.gov.ua/rv/210818-yak-onovyty-osobysti-dani-v-reyestri-zastrahovanyh-osib/

3. Зміна працівницею прізвища вплине на заповнення Об’єднаної звітності:

Додаток Д1, сформований за місяць, в якому видано наказ (розпорядження) про внесення змін до облікових та бухгалтерських документів підприємства, у ньому потрібно буде вказувати вже нове прізвище працівниці (у гр. 11);

Додаток 4ДФ не містить такого реквізиту, як «Прізвище, ім’я, по батькові», так як працівників тут відображають лише за реєстраційними номерами їх облікової картки. Тому після зміни прізвища працівниці в додатку 4ДФ нічого коригувати не потрібно.

Додаток Д5 – зміну прізвища не відображають.

При зміні прізвища працівниці після одруження не потрібно подавати уточнюючі Розрахунки за попередні періоди.

Не забудьте внести зміни у свою облікову програму та Excel-таблички.

Детальна стаття про дії кадровика і бухгалтера при зміні прізвища, і що робити, якщо працівниця військовозобов'язана тут https://7eminar.ua/news/7821-pracivnicya-zminila-prizvishhe-diyi-robotodavcya

Раді допомогти, звертайтесь ще!